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Migrazione posta elettronica - La guida completa


Mediasoft
(@mediasoft)
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Salve,

in questa guida tratteremo nozioni teoriche e pratiche sulla migrazione della posta elettronica con il pretenzioso obbiettivo di esaurire tutte le possibili casistiche tra i client più diffusi in un'unica trattazione chiara ed accessibile anche a chi non ha esperienza. Per rendere ciò possibile, adotteremo un approccio non convenzionale.

 

I client e le relative versioni utilizzate nei test sono :

Microsoft Outlook 2016

Thunderbird 60.8.0 (l'ultima disponibile al momento in cui scrivo)

Windows Live Mail 2012

 

I casi considerati sono molti:

Procedura generica

Da Outlook a Thunderbird e da Outlook a Windows Live Mail

Da Thunderbird ad Outlook e da Thunderbird a Windows Live Mail

Da Windows Live Mail a Outlook e da Windows Live Mail a Thunderbird

Consiglio di leggere prima la procedura generica contenuta in questo post, meglio ancora tutto l'articolo,  per farsi un'idea d'insieme e poi passare al vostro caso specifico, cliccando sui link sopra riportati che vi porteranno sulle procedure specifiche per i vostri client. In caso di difficoltà, chiedete pure nel forum e vi risponderò personalmente.

 

Gli elementi oggetto della migrazione sono :  messaggi e rubrica

 

Premessa

Cosa si intende per migrazione di posta elettronica? L'accesso alla posta può avvenire tramite webmail o tramite un Client (i più diffusi sono Outlook e Thunderbird e in passato Windows Live Mail).

Nel caso della webmail accediamo alla nostra email attraverso un servizio web fornito dal gestore.

Pregi: non richiede installazione e configurazione (basta un browser), è accessibile da qualunque dispositivo ovunque ci troviamo, purchè connessi. Mail sempre sincronizzate tra i vari dispositivi.

Difetti : l'interfaccia è scelta dal gestore e non la si può cambiare, di solito ha funzionalità abbastanza limitate, più lenta, disponibile solo se si è online ed in grado di gestire una sola email per sessione, è inoltre soggetta ai limiti di capacità della casella assegnati dal provider (anche se non propriamente bassi, spesso non sono sufficienti per l'archiviazione).

Nel caso dell'email client, invece, l'utente decide di utilizzare un software installato sul proprio dispositivo (già presente nel sistema operativo o fornito da terze parti) che si collega al server di posta del provider ed interagendo con quest'ultimo, ci consente di ricevere ed inviare mail oltre a metterci a disposizione una nutrita serie di funzioni avanzate, di solito non presenti nella Webmail.

Storicamente l'utilizzo di un email client si basava sul protocollo POP, i messaggi vengono scaricati fisicamente dal server di posta nell'archivio del client con la possibilità di essere conservati o meno sul server per un periodo definibile. Il client quando invia, genera messaggi che vengono archiviati localmente sul client e non vengono mai trasferiti sul server.

Pregi:  veloce, spesso con funzionalità avanzate, permette di operare con la posta già scaricata anche in assenza di connessione, può gestire numerose caselle di posta in un'unica interfaccia, sono disponibili diversi client e si può scegliere quello più adatto alle proprie esigenze e ai propri gusti, infine non è soggetto alla capacità assegnata alla casella ma ha come unico limite la grandezza della partizione sulla quale archiviamo.

Difetti : richiede installazione e configurazione, quindi non è immediatamente fruibile se cambiamo dispositivo. Archivia le mail localmente, anche se configurato correttamente su più postazioni, ognuna manterrà la propria posta inviata e la suddivisione in cartelle di quella ricevuta.

Caso a parte merita la configurazione di un client con protocollo IMAP. Una casella di posta configurata in tal modo equivale ad utilizzare la webmail ma attraverso l'interfaccia del client da noi scelto. In questo caso pregi e difetti si distribuiranno in modo diverso.

Pregi. Le mail saranno sempre sincronizzate tra le varie postazioni e con la webmail. Possiamo scegliere il client da utilizzare, possiamo gestire più caselle con la stessa interfaccia.

Difetti. Richiede installazione e configurazione, più lento perche deve sempre sincronizzarsi con il server di posta, siamo soggetti ai limiti di capacità imposti dal gestore.

Per conoscenza è anche possibile operare in modo misto con un client configurato e, nell'impossibilità di poter accedere da quest'ultimo, facendo uso della webmail, anche se con alcune limitazioni. Infatti se il client è configurato in POP, da web non vedremo la posta inviata, la posta in arrivo sarà limitata allo spazio concesso dal gestore e le mail inviate non saranno aggiornate con il client.

Come si può notare le modalità di accesso alla posta hanno caratteristiche molto diverse, praticamente opposte e non è sempre facile scegliere perchè non esiste un modo giusto in assoluto per farlo, ma solo una configurazione che più si adatta alle nostre esigenze. Scopo di questo articolo non è spingervi verso una di esse e ancor meno si vuole fornire elementi utili per scegliere un client piuttosto che un altro, tratteremo questi argomenti in un prossimo articolo. Nelle nostre intenzioni, dopo aver letto questa guida, sarete in grado di trasferire la vostra posta, ovunque essa si trovi, verso un qualsiasi altro client. 

 

Approccio

Tipicamente le migrazioni tra Client di posta elettronica si avvalgono di software di terze parti (di solito trial con relativa versione a pagamento) o di procedure manuali non sempre semplici e spesso rischiose. In questo articolo faremo uso di un unico programma free (solo per usi personali...) unico nel suo genere, dall'aspetto davvero professionale che promette di portare a termine numerosi tipi di migrazione, oltre a riservarci altre interessanti funzioni di consultazione e di sicurezza.

Il software di cui stiamo parlando è Mailstore home, liberamente scaricabile da questo link. Appena installato ci troveremo difronte ad un'interfaccia grafica molto intuitiva e, come tra poco avremo modo di vedere, estremamente potente nella sua semplicità. La finestra è divisa in 2 sezioni, a sinistra abbiamo l'elenco dei moduli del programma, mentre a destra si potrà interagire con il modulo scelto. Schematizzando, quando avremo imparato ad usare questo potente tool, saremo in grado di :

1) acquisire nell'archivio interno di Mailstore Home delle caselle di posta da varie fonti (direttamente dal server di posta, da un client o da un file) e esportare le stesse in altrettante destinazioni.

2) consultare la posta come da un normale client con efficaci procedure di ricerca.

3) Effettuare delle copie di sicurezza della nostra posta con il vantaggio di ottenere un significativo risparmio di spazio occupato rispetto ad un backup tradizionale e mantenendo la possibilità di consultazione.

Grazie alla prima di queste 3 funzioni, potremo portare a termine la maggior parte delle migrazioni. L'idea di base è quella di  acquisire la posta da trasferire in Mailstore Home per poi da qui esportarla direttamente nel client di destinazione.

 

Procedura generica

Descrivo i passaggi in modo generico e discorsivo per poi approfondire caso per caso.

Per la simulazione abbiamo predisposto un profilo di posta con 2 indirizzi distinti e nel primo sono presenti sottocartelle a due livelli sia interne che esterne alla posta in arrivo, si tratta inoltre di oltre 6500 emails, questo per mettere a dura prova Mailstore home.

Prima di iniziare dovremo disporre del client di origine popolato con le mail da trasferire, dovremo installare Mailstore home e infine predisporre il client di destinazione configurando l'account o gli account di posta, senza scaricare le mail dal server.

Fatta questa premessa, apriamo Mailstore Home e dal Menu di sinistra, clicchiamo su 'Archivia Email' mentre sulla destra, sotto la voce 'Client di posta' scegliamo il client di provenienza. Si avvierà il wizard che ci permetterà di filtrare le cartelle da importare con un eventuale filtro per data. Avremo così creato il nostro profilo di importazione che, una volta eseguito, importerà in Mailstore home tutta la posta del client che abbiamo specificato. I più attenti avranno notato che dopo questa operazione sotto la voce 'archivio personale' ritroveremo tutte le mail importate, torneremo successivamente su questo punto. Ritorniamo ora sul menu di sinistra, clicchiamo la funzione 'Esporta e-mail', indichiamo la destinazione, specifichiamo quale profilo di importazione vogliamo esportare in quella destinazione ed otterremo un profilo di esportazione che, una volta eseguito, farà la migrazione al posto nostro.

 

Non solo client, altre sorgenti, altre destinazioni.

Come se tutte le funzioni di importazione / esportazione viste fin ora non fossero abbastanza, tra i menù sono disponibili altre sorgenti e altre destinazioni ed alcune di queste sono davvero utili e innovative.

E' possibile ad esempio acquisire un casella postale direttamente dal server web (sia in Pop che in IMAP oltre che da mail server specifici) per archiviarla localmente e l'integrazione che il programma stabilisce con il server di posta è, passatemi il termine, stupefacente. Sempre come sorgente di importazione, sono previsti anche formati file come EML, MSG, PST e Mbox e, mentre scrivo queste estensioni, mi sento in dovere di ricordare che nessun altro software free è in grado di trattare con questi formati, tantomeno nel contesto di tutte le altre funzioni previste.

Pariteticamente l'esportazione è possibile in formato file MSG, EML e PST oltre che direttamente su un server Imap o Exchange. Non approfondisco questo argomento perchè rischio di andare off-topic ma mi limito a segnalarvi che ho provato un pò tutto e tutto funziona oltre ogni aspettativa.

Archiviazione

Mailstore Home offre anche una potente funzione di archiviazione centralizzata. Tutte le volte che tramite il menù 'Archivia e-mail' importiamo delle email, queste vengono archiviate sotto la voce 'Archivio personale', dalla quale sarà possibile navigare all'interno dei nostri archivi ed effettuare operazioni comuni come esportare in msg o eml, cancellare, ricercare, visualizzare il sorgente, spostare in altra cartella o aprire/ripristinare la mail su un client a nostra scelta. La sensazione di utilizzo è molto positiva, la casella di oltre 6500 messaggi utilizzata per il test viene aperta in tempo reale (Outlook ad esempio impiega diversi secondi...) e, in generale, ogni richiesta viene portata a termine lasciando un feedback a punteggio pieno, da far invidia ad un prodotto professionale a pagamento.

Anche la funzione di ricerca, raggiungibile dal menù 'Cerca nella posta elettronica', si è rivelata, per completezza e semplicità d'uso, superiore a qualunque aspettativa. Nei nostri test, su un archivio di oltre 20000 email distribuiti su 3 importazioni, abbiamo impostato una ricerca di una parola ricorrente (500 corrispondenze circa) e i risultati non si sono fatti attendere per più di 2 secondi, il che è eccezionale.

 

Backup

Un utilizzo tipico per cui il programma viene proposto ma che non abbiamo ancora affrontato, è quello del backup della nostra corrispondenza. Già, perchè siamo rimasti così sorpresi dalle capacità di migrazione ed archiviazione da non pensare che, alla base di queste funzioni, Mailstore Home esegue un backup della nostra posta e non si tratta ovviamente di una copia di sicurezza ordinaria.

Cerchiamo di capire perchè. Immaginate un backup in grado di archiviare 7Gb (20000 messaggi) di posta in 921Mb (ovviamente i valori possono cambiare in funzione del rapporto di compressione) senza per questo venir meno alla possibilità di navigare in tempo reale tra i nostri archivi e svolgere comuni operazioni su di essi, aggiungete poi una funzione di ricerca, magari la più veloce e personalizzabile che abbiate mai visto. A tutto questo, come se già non bastasse, va aggiunto che è possibile fare il backup non solo da un client ma anche direttamente da un server di posta e da file PST, MBOX, MSG e EML. Certo, concentrare su un unico prodotto tutta la nostra corrispondenza potrebbe far nascere dei timori sulla sicurezza ma Mailstore Home ci rassicura con la possibilità di proteggere l'accesso al programma con una password ed è in grado di effettuare dei backup su supporti esterni (con il medesimo rapporto di compressione con cui archivia), oltre a includere funzioni native di manutenzione degli archivi e di verifica integrità dei dati.

Conclusioni

Per chi ha letto tutta la guida e, sparsi in essa, tutti gli elogi spesi nel descriverne le potenzialità, risulta facile intuire il nostro giudizio sul programma Mailstore Home, come anche condividere con noi lo stupore sulla scelta della licenza. Il software è gratuito per uso personale, senza alcuna limitazione. E' inoltre, cosa non meno importante, privo di qualsiasi 'inclusione' di altri programmi non desiderati. Esiste certo una versione in licenza commerciale a pagamento ma le sue caratteristiche sono eccessive per le esigenze di un utente medio e vanno ben oltre gli scopi di questo articolo.

Non posso e non voglio però chiudere l'articolo senza spendere qualche parola a favore di questo programma, per quanto ovvia possa essere. Ma mi sono imposto di non cadere in banalità perciò mi limito a farvi notare come l'apprezzamento verso Mailstore Home abbia di fatto modificato un post concepito sulla migrazione tra client di posta elettronica in una recensione del programma, cosa che onestamente non era prevista quando queste righe erano solo un'idea nella mia mente.

Un saluto a tutti.

 

 

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